Le fichier des écritures comptables (FEC) : attention danger !

Depuis le 1er janvier 2014, la réglementation prévoit l'obligation de présenter une copie du fichier des écritures comptables dès le début des opérations de vérification de l'Administration fiscale.


Qui est concerné ?

Cette obligation concerne tous les professionnels qui tiennent leur comptabilité au moyen d'un logiciel informatique et qui font l'objet d'une vérification de comptabilité. Il s'agit en fait :

- de toutes les entreprises taxées à l'impôt société;

- de celles taxées à l'impôt sur le revenu qu'elles relèvent des BIC, BNC ou BA.

Les entreprises taxées sur une base forfaitaire (ex: auto-entreprises) sont dispensées de cette obligation.




Comment ce fichier est-il construit et à quoi sert-il ?

Ce fichier répond à des normes précises prévue par l'article A47 A-1 du livre des procédures fiscales. Il doit être accompagné d'un descriptif détaillé.

Ce fichier dématérialisé est remis au vérificateur lors de sa première visite par tous moyens (cd, dvd, envoi via serveur sécurisé, clé USB..). Ce dernier l'utilise pour effectuer des calculs, pour trier et classer les informations dans l'objectif de vérifier la concordance avec les déclarations fiscales produites par l'entreprise.


Quelles sont les sanctions ?

Le défaut de présentation du fichier ou la présentation d'un fichier non conforme est passible d'une amende pour chaque exercice concerné. Cette amende varie selon la présence ou non d'une rectification fiscale au terme du contrôle :

- à défaut de rectification : une amende de 5000 €uros;

- en cas de rectification fiscale : une amende de égale à 10% du montant des droits éludés avec un minimum de 5 000 €uros.

Aussi, à défaut de remise par le contribuable du FEC à l'Administration fiscale, celle-ci pourra mettre en place une procédure d'évalution d'office pour opposition à contrôle fiscal.

Nos conseils pour détecter les zones de risques et anticiper

La grande majorité des éditeurs de logiciels de comptabilité ont rapidement pris en compte ces nouvelles obligations. Mais le risque reste présent :

- dans les entreprises utilisant des solutions informatiques développées en interne ou pour lesquelles l'éditeur a arrêté le développement;

- dans celles qui (souvent par soucis d'économie) n'ont pas souscrit de contrat de maintenance et de mise à jour de leur logiciel comptable.

Dans ces cas, il est vivement conseillé de se rapprocher très rapidement de son prestataire informatique et de son expert-comptable pour analyser la situation.

Si votre logiciel dispose des options pour éditer un FEC, il vous appartient aussi de vérifier la conformité de ce fichier au format standard défini. Pour cela, l'Administration fiscale met à disposition un outil : "Test Compta Demat". Bien sur, la conformité du fichier ne garantit pas l'absence de rectification fiscale.

Les conséquences financières du non-respect de ces obligations (souvent liée à un manque de vigilance et un déficit d'information), peuvent être lourdes pour l'entreprise. Il faut donc anticiper d'éventuels problèmes en testant la disponibilité du fichier FEC et en vérifiant si sa forme répond aux standards exigés.

En cas de doute, n'hésitez pas à faire appel à notre expertise.

#fec #comptabilitéinformatisée #contrôlefiscal

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